Un dossier de presse doit rester factuel tout en donnant envie

Le Guide de l’Artiste Auteur : Bonjour, Flore, qu’appelle-t-on un communiqué de presse ? À quoi sert-il ?

Flore Guiraud : Le communiqué de presse est destiné à informer les journalistes d’un événement particulier. On leur adresse ce document plusieurs semaines à l’avance. Il faut distinguer communiqué et dossier de presse. Le communiqué de presse est une version réduite du dossier de presse. Condensé sur une ou deux page, il fournit le résumé des informations de l’événement. Le dossier de presse est plus complet. En fonction de la richesse de l’événement, il peut comporter quatre ou cinq pages, voire plus. Pour gagner du temps, je vous conseille de rédiger seulement le dossier de presse, et non les deux documents.

Quel est l’objectif de ce document ?

Un dossier de presse doit contenir toutes les informations pratiques de l’événement, être clairement présenté, mais il doit aussi susciter la curiosité. Attention, un dossier de presse n’est pas une plaquette de communication, mais un document de travail pour les journalistes. Il ne faut pas se lancer dans un graphisme trop élaboré. Il ne faut pas non plus « vendre » l’événement, mais expliquer au journaliste de quoi il s’agit. Il faut donc éviter les adjectifs mélioratifs, comme « exceptionnel », « formidable ». Restez très factuel, tout en donnant envie d’en savoir plus.

Un communiqué de presse, pour annoncer quoi ?

Une exposition
Une collaboration exceptionnelle avec une entreprise connue, un artiste renommé
L’organisation d’un événement (un festival, un parcours portes ouvertes, un concours, etc)
Une performance
Etc…

Quelles informations faut-il mettre dans un dossier de presse ?

La première chose est de mentionner en haut de page « communiqué » ou « dossier de presse » pour que le journaliste sache bien que ce document lui est destiné. Ensuite, sur la première page, vous indiquez, bien visibles, toutes les informations essentielles : le nom de l’artiste, sa discipline (cette précision n’est pas obligatoire dans le cas d’artistes très connus), le titre de l’événement, ses dates, les infos de contact, les coordonnées des sites internet, des réseaux sociaux (Instagram, Twitter, etc).

Page suivante, vous rédigez un texte de présentation d’une quinzaine de lignes, en expliquant pourquoi cet événement est « intéressant ». Vous pouvez ajouter une note d’intention, une interview avec l’artiste. Les journalistes aiment en effet reprendre des citations dans leurs articles. Vous complétez avec trois ou cinq photos libres de droits en indiquant un e-mail ou téléphone de contact si le journaliste souhaite télécharger ces photos en haute définition ou obtenir d’autres visuels.

Enfin, vous terminez par toutes les informations utiles de l’événement : l’adresse, les horaires, le tarif, le vernissage, le site web, les événements associés, les partenariats, les différents contacts, etc.

Première ou 3e personne ?

Un communiqué de presse se rédige plutôt à la troisième personne du singulier. Pas de je, ni de vous dans ce texte de présentation, mise à part la note d’intention écrite à la première personne par l’artiste.

Appeler le journaliste plutôt que lui envoyer un mail

Quand envoie-t-on ce document ?

Pour envoyer un dossier de presse, il est très important de respecter les délais de publication des magazines. Il faut communiquer les informations six mois à l’avance si l’on cible un trimestriel, quatre mois si l’on cible un bimestriel, trois mois pour les mensuels, deux mois pour les radios et les hebdos, un mois pour les quotidiens.

Vous pouvez choisir d’envoyer ce document dans une newsletter adressée à une liste de journalistes. Mais il est vraiment préférable de procéder au cas par cas. Je conseille plutôt d’appeler le journaliste avant de lui adresser un mail, de lui expliquer en quelques mots l’événement et pourquoi celui-ci concerne son lectorat. Si votre interlocuteur manifeste un intérêt, vous lui transférez dans la foulée votre document. Il se rappellera la conversation, et le mail ne sera pas perdu dans les oubliettes de son ordinateur…

Comment faut-il établir le contact avec le journaliste ?

Lorsqu’on téléphone à un journaliste, il faut être simple et direct. Ceux-ci ont peu de temps à vous accorder. Présentez-vous, expliquez en quelques mots l’événement, et surtout le plus important, comment vous vous démarquez, pourquoi votre événement peut l’intéresser. Il faut raconter une histoire en trente secondes. Les journalistes sont souvent plus accessibles qu’on ne pense, mais quand on contacte un journaliste, c’est comme pour un entretien d’embauche. Il faut savoir qui vous appelez, quels sont ses centres d’intérêt et ceux de son média. Il faut vous adapter à votre interlocuteur et trouver un angle. Quand je communique sur un spectacle, je ne vais pas aborder tous les journalistes de la même façon. Je sais que certains seront plus sensibles à tel aspect de l’événement et c’est que je mets en avant dans mon appel.

Il est vrai que se renseigner et appeler les journalistes prend du temps, mais je pense qu’il vaut mieux effectuer cette démarche et appeler vingt journalistes qu’envoyer une newsletter à cent personnes. Si vous manquez de temps, vous pouvez mixer les deux techniques. Vous appelez les journalistes des médias qui vous tiennent à cœur et vous contactez les autres par newsletter. Mais sachez que les journalistes reçoivent des dizaines de communiqués de presse par jour. Il faudra que votre mail attire leur attention.

De plus, établir un contact plus personnel avec un journaliste vous permettra d’être au courant si un article a été publié. Car rien n’est plus frustrant d’ignorer si vos efforts de communication ont été productifs. Si vous savez qu’un article est publié, vous en gardez une copie et vous vous constituez une revue de presse. Vous vous servirez des meilleurs articles pour faire votre promotion, démarcher des galeries ou des lieux d’exposition par exemple…

Deux erreurs à éviter

Comment obtenir les noms des journalistes ?

Vous trouverez les noms des journalistes qui participent à un magazine dans son « ours », un encadré situé en début ou fin de journal, qui liste les différents collaborateurs. Si vous appelez le standard du journal, on vous indiquera leur e-mail et on pourra vous passer sur leur poste. Par contre, vous n’aurez pas les coordonnées des journalistes pigistes, qui travaillent à domicile, car il s’agit alors de données privées.

En ce qui concerne les radios, allez sur leur site internet et repérez les émissions qui peuvent relayer vos informations. Sur les pages de ces programmes, vous aurez les noms de leurs responsables. À la radio, il est préférable de contacter les « attachés d’émissions » qui sont chargés de les préparer.

Enfin, il ne faut pas oublier les médias en ligne, qui peuvent être très lus et prescripteurs. Ces sites internet ont souvent une page « à propos » ou « qui sommes-nous » qui détaillent les équipes.

Quel média contacter ?

La presse nationale est très difficile à intéresser quand on n’est pas un artiste célèbre. Car la place réservée aux arts visuels y est très limitée. La presse artistique est plus accessible. La presse locale, quant à elle, est toujours très friande d’informations concernant son territoire. Pour savoir quels magazines et journaux contacter, rendez-vous dans une maison de la presse et feuilletez (discrètement) les revues en présentoir.

Quelles sont les erreurs à ne pas commettre ?

Il ne faut pas confondre la communication à destination du public et les textes destinés aux journalistes. Il faut ainsi éviter les termes mélioratifs, qui sont un peu maladroits. C’est au journaliste de juger si votre événement est exceptionnel ou à ne pas rater, ce n’est pas à vous de lui dire.

Il faut bien respecter les délais de bouclage. Il vaut mieux appeler trop tôt que trop tard, ce n’est pas professionnel. Si l’on n’est pas un artiste célèbre et incontournable, on est en concurrence avec une multitude d’événements de même nature. Or la place dans les magazines pour les « petites expositions » est très limitée. Il faut donc informer le plus tôt possible pour avoir la chance d’être relayé dans les média.