Si vous vendez des œuvres ou des prestations à une mairie, un département ou toute autre administration publique, vous devez passer par le portail Chorus Pro pour transmettre vos factures et être payés. Je vous explique comment créer un compte sur ce site et envoyer une facture dématérialisée.
Chorus Pro, kézako ?
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises (de l’entreprise individuelle à la grosse société) ne peuvent plus envoyer de factures papier à leurs clients des administrations publiques. Ils doivent fournir une facture dématérialisée en passant par le portail internet Chorus Pro, créé par l’État. Voici son adresse : portail.chorus-pro.gouv.fr.
Sur ce site, vous trouverez différents services qui vous permettent par exemple de consulter des marchés publics, d’accéder à un annuaire des structures publiques, d’envoyer et de suivre vos factures aux différentes administrations et établissements publics.
Qui est concerné ?
En tant qu’artiste-auteur, vous êtes concerné(e) dès que vous vendez des œuvres, des prestations, ou que vous facturez des cessions de droits d’auteur à une structure publique, quelle qu’elle soit : État, mairie, école, département, région, hôpital, communauté de communes, entreprise publique ou établissement public…
Comment vous inscrire ?
S’inscrire et envoyer des factures est assez simple. Vous trouvez de nombreux tutoriels et fiches pratiques sur la Communauté de Chorus Pro, le site du portail dédié aux utilisateurs, très dense en informations (difficile parfois de s’y retrouver). Celui-ci propose une page destinée aux émetteurs de facture que je vous conseille de consulter.
Dans cet article du Guide de l’Artiste, je vous donne les grandes lignes pour vous permettre de bien comprendre le fonctionnement du portail et ainsi faciliter votre prise en main.
=> Étape 1 : créez votre compte
Pour pouvoir envoyer une facture, la première étape est de créer son compte utilisateur. La procédure a changé depuis le 24 janvier 2024, elle s’effectue désormais en deux temps. Dans un premier temps, vous vous inscrivez avec vos nom, prénom, téléphone et adresse mail. Vous recevez un mail avec un lien d’activation valide 60 minutes. Ce mail est envoyé immédiatement. Regardez dans vos spams si vous ne recevez rien.
En cliquant sur le lien d’activation du mail, vous êtes renvoyé(e) sur le site Chorus Pro. Vous devez paramétrer un mot de passe (12 caractères minimum, avec des majuscules, minuscules, chiffres, caractères spéciaux) associé à votre e-mail de connexion.
=> Étape 2 : renseignez votre structure
Il faut ensuite indiquer à l’Administration sous quelle structure vous facturez. Choisissez si vous souhaitez créer une nouvelle structure ou rattacher votre compte à une structure existante. Si vous ne vous êtes jamais inscrit(e) sur Chorus Pro, il faut « créer une nouvelle structure ». Vous indiquez alors votre Siret d’artiste-auteur et complétez un formulaire en partie prérempli. Je rappelle que les artistes auteurs avec Siret sont considérés juridiquement comme des « entreprises individuelles » et que sans Siret, vous ne pouvez pas établir de facture.
Une fois votre entreprise individuelle enregistrée, vous pourrez transmettre vos factures.
Comment envoyer une facture ?
- Il faut être inscrit et identifié sur Chorus Pro (voir étape précédente).
- Vous vous connectez sur le site avec votre e-mail et votre mot de passe.
- Vous vous rendez sur l’espace facturation,
- puis dans la rubrique « factures émises »
- Vous cliquez sur « déposer facture » dans le menu et importez votre facture depuis votre ordinateur. Ce document doit être au format PDF ou XML et respecter les mentions obligatoires des factures. Si vous ne connaissez pas ces mentions ou n’êtes pas sûr(e), lisez mon article « comment facturer. »
Astuce : créer un PDF
Pour créer un PDF à partir d’un fichier, vous pouvez procéder de différentes manières. 1) Vous ouvrez votre fichier, vous choisissez « enregistrer sous » dans le menu du logiciel et optez pour le format PDF dans la liste des formats proposés puis cliquez sur « enregistrer. » 2) vous utilisez l’un des nombreux convertisseurs existants sur internet comme le convertisseur d’Adobe.
- Une fenêtre s’ouvre avec un formulaire vous demandant le type de votre document (PDF ou XML, signé ou non) et le cadre de facturation. Choisissez « A1 : dépôt par un fournisseur d’une facture ».
- Le champ structure est « prérempli » avec votre Siret d’artiste.
- Pas la peine de remplir le champ « sélectionner un service » qui est optionnel.
- Vous cliquez sur « continuer », ce qui va actionner le téléchargement de votre document qui apparaît sur l’écran et faire fermer la fenêtre.
Astuce
Pour que le téléchargement et la reconnaissance de votre facture se passe bien, il faut bien identifier chaque rubrique avec des mots clefs. Par exemple « Facture n° », « Siret client », etc. Il faut éviter les fantaisies et choisir des polices noires sur fond blanc. Il ne faut pas envoyer de photos transformées en PDF, ni de scan d’une facture papier.
Chorus Pro a analysé votre document et a prérempli certaines informations concernant votre facture et son destinataire. Toutefois, il vaut mieux vérifier champ par champ.
- Indiquez le Siret de votre destinataire. Si vous ne le connaissez pas, vous pouvez le rechercher avec le bouton « recherche avancée », mais il est préférable que votre client vous donne toutes les informations le concernant pour éviter les erreurs.
- Dans la partie Références, indiquez le numéro de votre facture et la date de dépôt. Si votre client vous a donné un « numéro d’engagement », indiquez-le.
- Dans la rubrique « montants totaux », vérifiez bien les chiffres indiqués et les montants de TVA, notamment si vous êtes en franchise de TVA. S’il y a des erreurs sur cette partie, vous pouvez effectuer des modifications. Si votre facture comprend différents taux de TVA, cliquez sur « Détail TVA » pour les lister.
- Si tout est OK, vous pouvez « valider et envoyer ». Sinon, vous pouvez enregistrer votre travail en mode brouillon et y revenir plus tard.
- Une fois cette opération terminée, je vous conseille d’exporter le « certificat de dépôt » pour garder une trace de vos démarches en cas de problème.
Et comment suivre votre facture ?
Vous pouvez suivre vos factures de deux manières. Dans le menu, cliquez sur « tableau de bord » et vous aurez un état des lieux du traitement de la facture et vous verrez si celle-ci a été validée.
Dans le même menu, en cliquant sur « synthèse », le fil d’événement vous indique les différentes étapes de paiement de cette facture.
Dans quel cas une facture n’est pas nécessaire ?
Les artistes auteurs sont exonérés de facturation pour toucher les droits d’auteurs versés par les EPO (éditeurs, producteurs, organismes de gestion collective). Mais les auteurs qui le souhaitent peuvent facturer ces droits d’auteur, s’ils ont un numéro de siret et en fournissant une dispense de précompte.
Pour les opérations sans contrepartie (comme certaines bourses), hors champs de la TVA, la facturation n’est pas obligatoire non plus.
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L’AUTEURE
Valérie Auriel
Artiste peintre et journaliste, Valérie est une grande curieuse, assez perfectionniste (limite maniaque 😉 ). Elle met en synergie ses deux expériences professionnelles pour débroussailler la jungle administrative des métiers des arts visuels, explorer leurs coulisses. Et elle partage avec vous ses connaissances pour que vous exerciez votre art en toute sérénité !
Il est parfaitement faux de dire que tous les auteurs doivent passer par la plate-forme « Chorus » dès lors qu’ils traitent avec des organismes publics. Les seuls auteurs concernés sont ceux qui disposent d’un numéro de Siret et émettent des factures.